Whistleblowing

INTERNÍ SMĚRNICE SPOLEČNOSTI

ZVLÁŠTNÍ PŘÍKAZOVÝ DOKUMENT

1 ÚČEL A PLATNOST

Účelem tohoto předpisu je stanovit práva a povinnosti v souladu se Zákonem o ochraně oznamovatelů č 171/2023 Sb. (dále jen „Zákon“).

Tento předpis platí ve společnosti VITAR, s. r. o. se sídlem třída Tomáše Bati 385, Louky, 736 02 Zlín, IČ: 00566632, zapsané v OR, vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 189. (dále jen „Společnost“), která jako povinný subjekt zavádí vnitřní oznamovací systém v souladu se Zákonem a přijímá odpovědnost za plnění povinností podle § 9 Zákona.

2 POJMY

Whistleblowingem se rozumí mechanismus interních a externích kanálů pro oznamování protiprávního anebo neetického jednání v rámci organizací veřejné i soukromé sféry, jehož cílem je zabránit negativním důsledkům spojeným s takovým jednáním, zejména porušení anebo ohrožení veřejného zájmu a současně i systém prošetřování podaných oznámení, zahrnující opatření pro účinnou interní i externí ochranu oznamovatelů, včetně zákazu odvetných opatření a sankcí za porušení tohoto zákazu.

3 PŘEDMĚT DOKUMENTU

3.1. Oznamovatel

Oznamovatel (whistleblower) je fyzická osoba, která činí oznámení a jíž je souvislosti s tím poskytována příslušná právní a jiná související ochrana.

Oznamovatelem může být osoba, která pro Společnost vykonává práci na základě pracovní smlouvy nebo dohody o provedení práce.

Společnosti je zakázáno činit vůči oznamovateli jakékoliv formy odvetných opatření (např. odvolání, rozvázání pracovního poměru, převedení na nižší pozici, snížení mzdy apod.), ale rovněž i hrozby odvetných opatření a pokusů o ně. Ochrana proti odvetným opatřením se vztahuje také na osoby oznamovateli blízké a další osoby vymezené v Zákoně.

Společnost je povinna dbát na utajení totožnosti oznamující osoby a osob zmíněných v oznámení (zásada anonymity). Výjimkou je předání informací orgánům veřejné moci, o čemž musí být oznamovatel předem písemně informován.

Oznamovatel není chráněn proti odvetným opatřením v případě vědomě nepravdivého oznámení. V případě podání vědomě nepravdivého oznámení, se oznamovatel dopustí přestupku, za který mu lze v rámci přestupkového řízení uložit pokutu do 50000 Kč (§ 23 Zákona).

3.2. Povinný subjekt

Společnost zavádí interní mechanismus pro oznamování nekalého jednání, který je transparentní, organizačně a technicky zabezpečený a důvěrný vnitřní systém. Cílem je řádné a objektivní prošetření oznámení, tak i splnění formálních požadavků, zejména, že bude důsledně zajištěna důvěrnost oznamování a ochrana totožnosti oznamovatele a třetích osob.

3.3. Oznámení

Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u osoby, pro níž oznamovatel vykovává práci, a která má znaky trestného činu, znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,-Kč, porušuje Zákon nebo porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie.

Oznámení lze podat prostřednictvím:

a) vnitřního oznamovacího systému Společnosti nebo

b)  podáním Ministerstvu spravedlnosti ČR

Zveřejnění je možné pouze v případech uvedených v § 7 ods.t 1 písm. c) Zákona.

Oznámení lze učinit touto formou:

a)     písemně (v listinné podobě) zaslané na poštovní adresu Společnosti, třída Tomáše Bati 385, 763 02  Zlín,

b)     ústně učiněné v rámci osobní schůzky u příslušné osoby (pověřené osoby)

c)     kombinované, tj. písemné i ústní,

Oznamovatel se musí v oznámení identifikovat jménem, příjmením, datem narození a kontaktní adresou (poštovní či e-mailovou) nebo jinými identifikačními údaji, z nichž je možné dovodit jeho totožnost.  Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa. Anonymní oznámení Společnost vylučuje.

3.4. Příslušná osoba

Příslušná osoba (nebo také v textu „pověřená osoba“) je fyzická osoba, která je bezúhonná, zletilá a plně svéprávná (§10 Zákona), je nezávislá a neexistuje u ní střet zájmů a je pověřena zajištěním a realizací opatření dle Zákona. Společnost připouští pluralitu pověřených osob z důvodu zastupitelnosti a ochrany práv oznamovatelů.  

Pověřená osoba je povinna

a)     přijmout oznámení,

b)     vydat oznamovateli potvrzení o přijetí oznámení, a to do 7 dnů ode dne přijetí oznámení (s výjimkou (i) pokud si to oznamovatel nepřeje nebo (ii) pokud by tím mělo dojít k vyzrazení totožnosti oznamovatele)

c)     komunikovat s oznamovatelem, pokud je to potřebné k upřesnění a prověření informací obsažených v oznámení,

d)     prošetřit oznámení,

e)     podat vedení společnosti návrh na přijetí interních opatření,

f)       vyrozumět oznamovatele o vyřízení oznámení ve lhůtě do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty je oznamovatel písemně vyrozuměn,

g)     provést následná externí opatření Společnosti, jako např. podání oznámení o spáchání přestupku, trestní oznámení,

h)     vést příslušnou dokumentaci, a to zejména vedení a uchovávání

-        záznamů o učiněných oznámeních a

-        záznamů o provedených interních šetřeních

ch) dbát mlčenlivosti ve vztahu k oznámení a oznamovateli a o skutečnostech zjištěných při výkonu činnosti, a to i po ukončení výkonu činnosti

i) zpracovávat osobní údaje v souladu s GDPR.

j) chovat se nestranně

4 EVIDENCE OZNÁMENÍ

Pověřená osoba je povinna vést elektronickou evidenci o oznámeních obsahující:

a)     datum přijetí oznámení,

b)     jméno, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele či jiné údaje, z nichž lze dovodit totožnost oznamovatele,

c)     shrnutí obsahu oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřovalo, je-li pověřené osobě její totožnost známa,

d)     datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení a výsledek

Doba uchovávaní údajů je 5 let ode dne přijetí oznámení. Přístup do evidence je dán pouze pověřené osobě.

5 PŘÍLOHY

Příloha č. 1 Označení pověřené osoby a kontakty

6 NAVAZUJÍCÍ PŘEDPISY

Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23.10.2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

7 ÚČINNOST

Tato směrnice je účinná od 1.8.2023.

Příloha č. 1 Označení pověřené osoby a kontakty

Pověřenou osobou pro Společnost je:

Bc. Pavla Polášková, e-mail: whistleblowing@vitar.cz